Gerbiame Jūsų privatumą ir siekiame užtikrinti, kad Jūsų asmens duomenys būtų tvarkomi teisėtai, sąžiningai, skaidriai ir saugiai. Šiame privatumo pranešime pateikiama informacija apie tai, kokius asmens duomenis tvarkome Lietuvos akademinės elektroninės bibliotekos informacinėje sistemoje (toliau – eLABa), kokiais tikslais jie naudojami, kokiais teisiniais pagrindais remiamasi, iš kokių šaltinių duomenys gaunami, kiek laiko jie saugomi, kam gali būti teikiami ir kokias teises turite kaip duomenų subjektas.

Asmens duomenys eLABa informacinėje sistemoje tvarkomi vadovaujantis 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo (Bendruoju duomenų apsaugos reglamentu, toliau – BDAR), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu, Lietuvos Respublikos mokslo ir studijų įstatymu, Lietuvos Respublikos elektroninių ryšių įstatymu, Lietuvos Respublikos kibernetinio saugumo įstatymu, Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymu, Lietuvos akademinės elektroninės bibliotekos informacinės sistemos (eLABa) nuostatais, Lietuvos akademinės elektroninės bibliotekos informacinės sistemos duomenų saugos nuostatais ir kitais eLABa veiklą, valstybės informacinių išteklių valdymą, informacijos saugą, kibernetinį saugumą ir asmens duomenų apsaugą reglamentuojančiais teisės aktais.

Asmens duomenų tvarkymas eLABa paprastai grindžiamas BDAR 6 straipsnio 1 dalies c punktu, kai duomenų tvarkymas būtinas duomenų valdytojui taikomai teisinei prievolei vykdyti, BDAR 6 straipsnio 1 dalies e punktu, kai duomenų tvarkymas būtinas vykdant viešojo intereso užduotį arba duomenų valdytojui pavestas viešosios valdžios funkcijas, taip pat, kai taikoma, BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktu, kai duomenų tvarkymas būtinas sutarčiai vykdyti, BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktu, kai duomenys tvarkomi teisėtų interesų pagrindu, ir BDAR 6 straipsnio 1 dalies a punktu, kai duomenys tvarkomi duomenų subjekto sutikimo pagrindu.

Asmens duomenys tvarkomi siekiant vykdyti teisės aktuose nustatytas funkcijas, administruoti mokslo ir studijų dokumentus, registruoti, vertinti ir apskaityti mokslo bei studijų rezultatus, teikti eLABa paslaugas, užtikrinti eLABa informacinės sistemos veikimą, saugumą, naudotojų tapatybės nustatymą, veiksmų atsekamumą ir kitus teisėtus asmens duomenų tvarkymo tikslus.

Duomenų valdytojai ir eLABa informacinės sistemos tvarkymas

eLABa naudojančios Lietuvos mokslo ir studijų institucijos, tvarkydamos savo darbuotojų, studentų ar kitų su institucija susijusių asmenų duomenis eLABa sistemoje, veikia kaip duomenų valdytojos pagal savo kompetenciją ir teisės aktuose nustatytas funkcijas. Kiekviena institucija atsako už savo tvarkomų asmens duomenų tikslumą, teisėtumą ir duomenų subjektų teisių įgyvendinimą pagal jai taikomus teisės aktų reikalavimus.

eLABa informacinės sistemos valdytojas yra Lietuvos Respublikos švietimo, mokslo ir sporto ministerija, A. Volano g. 2, 01516 Vilnius.

Pagrindinis eLABa informacinės sistemos tvarkytojas yra Vilniaus universitetas, Universiteto g. 3, 01513 Vilnius. Pagrindinio eLABa tvarkytojo saugos ir sistemos įgyvendinimo funkcijas Vilniaus universitete atlieka Informacinių technologijų paslaugų centras.

Dėl netikslių duomenų ištaisymo, duomenų subjekto teisių įgyvendinimo ar papildomos informacijos apie Jūsų asmens duomenų tvarkymą rekomenduojame pirmiausia kreiptis į savo instituciją arba jos paskirtą duomenų apsaugos pareigūną.

Asmens duomenų šaltiniai

Asmens duomenys eLABa gali būti gaunami iš pačių duomenų subjektų, eLABa naudojančių mokslo ir studijų institucijų, jų informacinių sistemų, registrų, dokumentų valdymo, studijų administravimo ar kitų susijusių sistemų, taip pat iš kitų teisės aktuose nustatytų duomenų šaltinių, kai tai būtina eLABa funkcijoms vykdyti.

Kai asmens duomenys gaunami ne tiesiogiai iš duomenų subjekto, duomenų subjektas apie jo asmens duomenų tvarkymą informuojamas BDAR ir kitų taikytinų teisės aktų nustatyta tvarka, išskyrus atvejus, kai tokios informacijos pateikti nereikalaujama pagal teisės aktus.

Asmens duomenų pateikimo būtinybė ir nepateikimo pasekmės

Asmens duomenų pateikimas eLABa informacinėje sistemoje gali būti būtinas pagal teisės aktų reikalavimus, sutartinių ar kitų teisinių santykių pagrindu arba siekiant naudotis eLABa teikiamomis paslaugomis. Nepateikus būtinų asmens duomenų, gali būti neįmanoma suteikti prieigos prie eLABa, administruoti mokslo ir studijų dokumentų, vykdyti studijų ar mokslo veiklos rezultatų apskaitos, naudotis bibliotekos ar kitomis eLABa funkcijomis arba įgyvendinti teisės aktuose nustatytų eLABa funkcijų.

Duomenų gavėjai

Asmens duomenys gali būti teikiami eLABa konsorciumo nariams, eLABa informacinės sistemos priežiūros, palaikymo ir vystymo paslaugų teikėjams, valstybės ir savivaldybių institucijoms, teisėsaugos institucijoms, auditoriams, archyvavimo paslaugas teikiančioms ar archyvų funkcijas vykdančioms institucijoms ir kitiems duomenų gavėjams, kuriems teisę gauti tokius duomenis suteikia teisės aktai.

Jeigu tai numatyta teisės aktuose arba būtina eLABa funkcijoms vykdyti, asmens duomenys gali būti perduodami kitoms informacinėms sistemoms, registrams ar institucijoms teisės aktų nustatyta tvarka.

Asmens duomenys už Europos ekonominės erdvės ribų perduodami tik tais atvejais, kai toks perdavimas atitinka BDAR reikalavimus ir yra taikomos tinkamos duomenų apsaugos priemonės.

Automatizuotas sprendimų priėmimas

eLABa nevykdo automatizuoto sprendimų priėmimo ar profiliavimo, kuris duomenų subjektams sukeltų teisines pasekmes arba panašiai reikšmingai juos paveiktų.

Kokiais tikslais ir kokius asmens duomenis tvarkome?

Asmens duomenys eLABa informacinėje sistemoje tvarkomi siekiant užtikrinti mokslo ir studijų dokumentų administravimą, autorystės nustatymą, mokslo ir studijų institucijų darbuotojų bei studentų mokslinės ir meno veiklos rezultatų registravimą, vertinimą ir apskaitą, studijų baigimo procedūrų vykdymą, mokslo ir studijų dokumentų kaupimą, saugojimą ir teikimą naudotojams, taip pat eLABa veiklos, informacijos saugos ir naudotojų aptarnavimo funkcijų vykdymą.

Tvarkomų asmens duomenų apimtis nustatoma vadovaujantis Lietuvos akademinės elektroninės bibliotekos informacinės sistemos (eLABa) nuostatais ir kitais eLABa veiklą reglamentuojančiais teisės aktais. Asmens duomenys tvarkomi tik tokia apimtimi, kuri būtina konkretiems, aiškiems ir teisėtiems tikslams pasiekti, laikantis duomenų kiekio mažinimo, tikslumo, saugojimo trukmės ribojimo, vientisumo, konfidencialumo ir atskaitomybės principų.

Autorystės nustatymo, mokslinės veiklos apskaitos ir mokslo bei studijų dokumentų administravimo tikslu

Siekiant nustatyti mokslo produkcijos autorystę, registruoti ir vertinti darbuotojų bei studentų mokslinės ir meno veiklos rezultatus, vykdyti studijų baigimo procedūras, administruoti baigiamuosius darbus, disertacijas ir kitus mokslo bei studijų dokumentus, gali būti tvarkomi šie asmens duomenys:

• vardas ir pavardė; 
• kontaktiniai duomenys, kai jie būtini konkrečiam tikslui pasiekti; 
• institucijos ir jos padalinio duomenys; 
• studijų ir darbo santykių duomenys; 
• pareigos, akademinis statusas ir mokslo laipsnis; 
• studijų pradžios ir pabaigos duomenys; 
• informacija apie publikacijas, baigiamuosius darbus, disertacijas ir kitus mokslo bei studijų dokumentus; 
• dokumentų autorių, bendraautorių, vadovų, recenzentų, gynimo komisijos narių ir kitų su dokumentų vertinimu susijusių asmenų duomenys; 
• baigiamųjų darbų, disertacijų ir kitų mokslo bei studijų dokumentų metaduomenys; 
• darbo pavadinimas, santrauka, kalba, raktiniai žodžiai, publikavimo ir prieigos informacija; 
• informacija apie dokumentų sutapties patikros atlikimą ir jos rezultatus; 
• dokumentų bylos ir su jais susiję duomenys.

Šie duomenys tvarkomi teisės aktuose nustatytų funkcijų vykdymo, viešojo intereso užduočių atlikimo, mokslo ir studijų dokumentų administravimo, akademinės veiklos apskaitos, teisinės įrodomosios reikšmės užtikrinimo ir archyvavimo viešojo intereso labui tikslais. 

eLABa duomenų saugojimo terminai

eLABa duomenys saugomi Lietuvos akademinės elektroninės bibliotekos informacinės sistemos (eLABa) nuostatuose ir kituose taikytinuose teisės aktuose nustatytais terminais.

Nuostatų 20, 22.1, 23.1 ir 24–29 punktuose įvardinti eLABa mokslo ir studijų dokumentai ir (ar) jų metaduomenys saugomi visą eLABa veikimo laikotarpį.

Nuostatų 21 punkte nustatyti eLABa naudotojo asmens duomenys saugomi visą naudojimosi eLABa laikotarpį ir 2 metus nuo paskutinio aktyvaus įrašo eLABa apie naudotoją galiojimo pabaigos arba iki momento, kol eLABa naudotojo prašymu informacija apie jį pašalinama, išskyrus Nuostatų 40.2.2 punkte aptartą atvejį. Pasibaigus šiam laikotarpiui Nuostatų 21 punkte nustatyti eLABa naudotojo asmens duomenys sunaikinami.

Aktyvaus įrašo apie eLABa naudotoją galiojimas pasibaigia tą dieną, kai eLABa naudotojas paskutinį kartą pasinaudojo eLABa, išskyrus atvejus, kai registravimo eLABa naudotoju metu nustatytas terminas arba paties fizinio asmens savarankiškai eLABa nurodytas terminas baigiasi vėliau. Tokiu atveju laikoma, kad aktyvaus įrašo apie eLABa naudotoją galiojimas pasibaigia paskutinę termino dieną. Jeigu eLABa yra įrašų apie naudotojo neįvykdytas prievoles, tokių įrašų galiojimo terminas pasibaigia tą dieną, kai eLABa naudotojas šias prievoles įvykdo.

Nuostatų 22.2 ir 23.2 punktuose nustatyti asmens duomenys, vadovaujantis Lietuvos Respublikos mokslo ir studijų įstatymu ir kitais taikytinais teisės aktais, saugomi 10 metų nuo studijų pabaigos datos, jeigu asmuo yra studentas ar klausytojas, arba nuo asmens sutarties su eLABa tvarkytoju nutraukimo dienos, jeigu asmuo yra darbuotojas. Pasibaigus šiam laikotarpiui Nuostatų 22.2 ir 23.2 punktuose įvardinti asmens duomenys automatiškai perkeliami į eLABa duomenų bazių archyvą. Duomenų bazių archyve šie asmens duomenys saugomi 50 metų. Pasibaigus šiam laikotarpiui eLABa duomenų bazių archyve esantys asmens duomenys sunaikinami.

Šie saugojimo terminai nustatyti siekiant užtikrinti ilgalaikį studijų ir mokslo rezultatų, kvalifikacijų, akademinės bei mokslinės veiklos duomenų išsaugojimą, jų teisinę įrodomąją galią, archyvavimą viešojo intereso labui ir teisės aktuose nustatytų funkcijų vykdymą.

Dokumentai į archyvą perduodami arba naikinami per 3 mėnesius pasibaigus kalendoriniams metams, kuriais pasibaigė jų saugojimo terminas, jeigu teisės aktai nenustato kitaip.

Naudotojo paskyrai administruoti ir tapatybei nustatyti

Naudotojo paskyrai administruoti ir tapatybei nustatyti gali būti tvarkomi šie asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, mokslo laipsnis, studento pažymėjimo numeris, kai naudotojas yra studentas, darbuotojo identifikavimo numeris, kai naudotojas yra darbuotojas, elektroninio pašto adresas, telefono numeris, institucija, suteiktas naudotojo vardas ir su paskyros sauga susiję autentifikavimo duomenys.

Šie asmens duomenys tvarkomi visą naudotojo paskyros galiojimo laikotarpį. Nutrūkus sutartiniams ar kitiems teisiniams santykiams, kurių pagrindu naudotojui buvo suteikta prieiga prie eLABa informacinės sistemos, paskyra nedelsiant blokuojama, bet ne vėliau kaip per 14 kalendorinių dienų nuo informacijos apie tokių santykių pasibaigimą gavimo dienos.

Paskyros duomenys saugomi 6 mėnesius po paskyros užblokavimo, siekiant užtikrinti informacinių sistemų saugumą, galimų incidentų, neteisėtų veiksmų ar ginčų tyrimą, teisių gynimą ir veiksmų atsekamumą. Pasibaigus šiam terminui paskyros duomenys sunaikinami arba nuasmeninami taip, kad duomenų subjekto tapatybės nebebūtų galima nustatyti.

Paslaugų teikimo, informacinių sistemų saugumo užtikrinimo ir elektroninių ryšių stebėsenos tikslu

Siekiant užtikrinti eLABa veikimą, informacinių sistemų saugumą, naudotojų veiksmų atsekamumą, saugos incidentų prevenciją ir tyrimą bei įgyvendinti teisės aktuose nustatytus reikalavimus, automatiniu būdu tvarkomi eLABa veiksmų žurnalų duomenys.

Veiksmų žurnaluose gali būti registruojama informacija apie eLABa naudotojo prisijungimo ir atsijungimo laiką, prisijungimo trukmę, naudotojo vardą, įrenginio arba tinklo IP adresą, atliktus veiksmus, elektroninės informacijos įvedimą, keitimą, atnaujinimą, šalinimą ir kitus sistemoje atliekamus veiksmus, reikalingus sistemos veiklai, saugumui ir atsekamumui užtikrinti.

Veiksmų žurnalų duomenys apsaugomi nuo neteisėto naudojimo, atskleidimo, pakeitimo, sunaikinimo ar kitokio neteisėto tvarkymo. Šie duomenys gali būti naudojami informacinių sistemų saugumo užtikrinimo, saugos incidentų nustatymo ir tyrimo, teisėtų interesų gynimo, teisės aktų laikymosi kontrolės ir audito tikslais.

Pagrindiniame veiksmų žurnale kaupiami duomenys saugomi ne trumpiau kaip 60 kalendorinių dienų. Veiksmų žurnalų archyvinės kopijos, naudojamos informacijos saugos incidentų tyrimams, auditui ir atsekamumui užtikrinti, saugomos ne trumpiau kaip 1 metus, jeigu ilgesnio saugojimo termino nenustato teisės aktai arba kompetentingos institucijos.

Kai tai numatyta teisės aktuose, siekiant užtikrinti duomenų prieinamumą nusikalstamų veikų tyrimo, atskleidimo ir baudžiamojo persekiojimo tikslais, gali būti tvarkomi ir saugomi Lietuvos Respublikos elektroninių ryšių įstatyme bei kituose taikytinuose teisės aktuose nustatyti elektroninių ryšių duomenys. Tokie duomenys saugomi teisės aktuose nustatytą laikotarpį ir, pasibaigus saugojimo terminui, sunaikinami arba nuasmeninami, išskyrus atvejus, kai kompetentingos institucijos teisės aktų nustatyta tvarka nurodo juos saugoti ilgiau.

Bibliotekų lankytojų ir turto saugumo užtikrinimo tikslu

Bibliotekų lankytojų ir turto saugumo užtikrinimo tikslu gali būti tvarkomi bibliotekų darbuotojų, studentų ir kitų bibliotekos lankytojų asmens duomenys: vardas, pavardė, gyvenamosios vietos adresas, telefono numeris, elektroninio pašto adresas ir asmens kodas.

Šie duomenys tvarkomi siekiant identifikuoti bibliotekos naudotojus, užtikrinti skolinamų dokumentų ir kito bibliotekos turto apskaitą bei grąžinimo kontrolę, vykdyti nuostolių prevenciją, susigrąžinti negrąžintą turtą, pareikšti ar apginti teisinius reikalavimus ir užtikrinti bibliotekos turto bei lankytojų saugumą.

Asmens kodas ir gyvenamosios vietos adresas tvarkomi tik tais atvejais, kai šie duomenys būtini bibliotekos naudotojo tapatybei tiksliai nustatyti, negrąžinto turto administravimui, nuostolių išieškojimui arba teisinių reikalavimų pareiškimui ir vykdymui. Šie duomenys nėra naudojami kitais, su bibliotekos paslaugų teikimu, turto apsauga ar teisinių reikalavimų vykdymu nesusijusiais tikslais.

Duomenys informacinėje sistemoje saugomi ne trumpiau kaip 3 metus, jeigu teisės aktai ar konkretus teisinis pagrindas nenustato ilgesnio saugojimo termino. Pasibaigus šiam terminui su duomenų tvarkymu susiję dokumentai perduodami į archyvą per 3 mėnesius pasibaigus kalendoriniams metams ir archyve saugomi 5 metus, po to sunaikinami teisės aktų nustatyta tvarka.

eLABa naudojami slapukai

Siekdami užtikrinti eLABa svetainės veikimą, paslaugų teikimą, saugumą ir gerinti naudotojų patirtį, svetainėje naudojame slapukus ir kitas panašias technologijas.

eLABa naudojami būtini techniniai slapukai, kurie reikalingi tinkamam svetainės veikimui, naudotojų autentifikavimui, informacijos perdavimui elektroninių ryšių tinklais ir informacinių sistemų saugumui užtikrinti. Šie slapukai renka tik svetainės veikimui būtiną informaciją ir nėra naudojami naudotojų profiliavimui ar rinkodaros tikslais. Išjungus arba ištrynus būtinus slapukus, kai kurios svetainės funkcijos gali veikti netinkamai arba neveikti visai.

Sutikimo pagrindu eLABa taip pat gali naudoti analitinius slapukus, skirtus vertinti svetainės lankomumą, naudotojų elgsenos tendencijas, svetainės ir jos paslaugų naudojimą bei tobulinti teikiamas paslaugas. Analizės tikslais naudojami duomenys tvarkomi kiek įmanoma mažinant galimybę tiesiogiai identifikuoti konkretų naudotoją.

Kai kuriuos analitinius slapukus gali nustatyti trečiųjų šalių paslaugų teikėjai, pavyzdžiui, „Google“. Informacija apie naudojamus slapukus, jų paskirtį, galiojimo terminus ir duomenų gavėjus pateikiama slapukų nustatymų lange. Naudotojas gali bet kuriuo metu pakeisti savo pasirinkimus, sutikti arba nesutikti su nebūtinų slapukų naudojimu.

Jeigu iš eLABa svetainės pereinate į kitų organizacijų ar trečiųjų šalių interneto svetaines, rekomenduojame susipažinti su jų privatumo ir slapukų politikomis, kadangi eLABa neatsako už tokių svetainių taikomą duomenų tvarkymo praktiką.

Išsamesnę informaciją apie Lietuvos virtualiosios bibliotekos (LVB) naudojamus slapukus galite rasti: https://www.lvb.lt/primo_library/libweb/static_htmls/cookiepolicy/index.html.

Jūsų teisės tvarkant asmens duomenis

Tvarkant Jūsų asmens duomenis, Jums suteikiamos teisės, numatytos BDAR, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatyme ir kituose asmens duomenų apsaugą reglamentuojančiuose teisės aktuose.

Jūs turite teisę:

• gauti informaciją apie Jūsų asmens duomenų tvarkymą; 
• susipažinti su tvarkomais Jūsų asmens duomenimis; 
• reikalauti ištaisyti netikslius arba papildyti neišsamius asmens duomenis; 
• reikalauti ištrinti asmens duomenis, kai tokia teisė taikoma pagal BDAR; 
• reikalauti apriboti asmens duomenų tvarkymą, kai yra BDAR nustatyti pagrindai; 
• nesutikti su asmens duomenų tvarkymu, kai duomenys tvarkomi viešojo intereso arba teisėto intereso pagrindu; 
• gauti savo pateiktus asmens duomenis susistemintu, įprastai naudojamu ir kompiuterio skaitomu formatu bei perduoti juos kitam duomenų valdytojui, kai taikoma teisė į duomenų perkeliamumą; 
• bet kuriuo metu atšaukti duotą sutikimą, kai asmens duomenys tvarkomi sutikimo pagrindu. Sutikimo atšaukimas nedaro poveikio iki jo atšaukimo atlikto duomenų tvarkymo teisėtumui; 
• pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, jeigu manote, kad Jūsų asmens duomenys tvarkomi pažeidžiant teisės aktų reikalavimus.

Šios teisės gali būti ribojamos tik teisės aktų nustatytais atvejais, kai tai būtina siekiant užtikrinti nusikalstamų veikų prevenciją, tyrimą ir atskleidimą, profesinės ar tarnybinės etikos pažeidimų tyrimą, valstybės ar visuomenės saugumą arba kitų asmenų teisių ir laisvių apsaugą. 

Dėl savo teisių įgyvendinimo pirmiausia galite kreiptis į savo instituciją arba jos paskirtą duomenų apsaugos pareigūną.

Kontaktai klausimams ir duomenų subjektų teisėms įgyvendinti

Jeigu turite klausimų dėl Jūsų asmens duomenų tvarkymo arba norite pasinaudoti Jums teisės aktų suteiktomis teisėmis, galite kreiptis į savo instituciją arba jos paskirtą duomenų apsaugos pareigūną.

Taip pat galite kreiptis į pagrindinio eLABa tvarkytojo duomenų apsaugos pareigūną:

• paštu: Universiteto g. 3, 01513 Vilnius; 
• per Nacionalinę elektroninių siuntų pristatymo informacinę sistemą „E. pristatymas“; 
• el. paštu: dap@vu.lt.

Jeigu manote, kad Jūsų asmens duomenys tvarkomi pažeidžiant teisės aktų reikalavimus, turite teisę pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, L. Sapiegos g. 17, 10312 Vilnius, el. paštu ada@ada.lt arba per Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos interneto svetainėje nurodytus elektroninius kanalus. 

Asmens duomenų tvarkymas kitais tikslais

Jeigu asmens duomenis būtų numatoma tvarkyti kitu tikslu, negu nurodyta šiame privatumo pranešime arba teisės aktuose, prieš pradedant tokį tvarkymą duomenų subjektai būtų informuojami BDAR ir kitų taikytinų teisės aktų nustatyta tvarka, kai toks informavimas yra privalomas.

Privatumo pranešimo atnaujinimas

Šis privatumo pranešimas gali būti periodiškai atnaujinamas, atsižvelgiant į teisės aktų pakeitimus, eLABa veiklos pokyčius arba asmens duomenų tvarkymo procesų pasikeitimus. Rekomenduojame periodiškai susipažinti su aktualia šio privatumo pranešimo redakcija.